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赵万里 翟丽宏:技术与社会:工作组织的网络化实践研究
录入: 哲学网编辑部 发表时间: 2013-10-28 点击: 1333 次 我要收藏

工作组织的网络化实践研究旨在了解传统工作组织基于电脑网络技术的应用而在结构和运行模式上出现的变迁状况和趋势。由于现代社会是一个高度组织化的社会,各类工作组织的运行特征和变迁反映着整体社会结构变迁的重要方面,因此,工作组织在信息时代的网络化状况理应成为网络技术与社会互动研究中不可或缺的课题。[1] 从1999至2004年,我们对电脑网络在工作组织中的应用情况进行了深入分析。在文献查询和理论研究的基础上,我们分别以两所高校(南开大学、天津大学)、一家造纸企业(永泰纸业)和一家省级电视台(天津电视台)为研究个案,通过观察、问卷和访谈,考察了电脑网络技术在科研组织、企业组织和媒体组织中的应用情况。[2]
原则上说,任何工作组织都是高度技术化的社会建构物,因而对相关的技术进步具有天然的灵敏反应能力。因此,在考察传统工作组织与网络技术变迁的关系时,我们首先假定工作组织在新的网络技术冲击面前并不是完全被动的,网络技术在工作组织中的应用是一个包含着组织选择的主动过程。其次我们认为,尽管对于网络技术的社会影响范围和程度存在各种理论争论,但判断工作组织网络化实践的实际水平却是一个经验问题,需要通过调查研究来判断。就我们所考察的三类工作组织来看,其网络化实践既表现出一些共同特征,也由于组织的特殊性而存在着许多差别。
一、工作组织网络化实践的共同特征
1、组织沟通的网络化
现代组织沟通系统,不论是横向沟通还是纵向沟通,其互动方式除了要依赖于人与人之间面对面的交流,还越来越多地倚靠信息沟通和交流技术。而以互联网为核心的网络技术出现后,组织内部的沟通和互动方式更是发生了很大的变化。作为一种新兴的交流媒介,电脑网络具有一些传统媒介无法比拟的优势,它的信息容量大,速度快,不受时空限制,因此,在各类工作组织当中,电脑网络均已成为信息交流与沟通的一种新兴方式,无论是正式沟通还是非正式沟通,其信息交流都开始不同程度地依赖于网络。有关研究表明,在大部分工作组织中,网络最先都是作为信息沟通的工具开始应用,后来才逐渐延伸到其它方面的。[3]
在我们所调查的造纸企业——永泰纸业中,原先企业对销售合同的处理,从订单、质量设计到生产设计,要经过好几个部门,花十来天的时间才能完成,现在各个部门和管理层都在电脑上进行操作,并通过局域网相互沟通,工作效率大大提高。在大学科研组织中,电脑网络的应用也使科学工作的交流方式发生了重大变革。与其他行业相比,科学家们很早就提出并尝试通过电子计算机网络来进行科学共同体内的交流活动,这种交流主要表现为通过Email进行的私人通信、科研工作联络,以及对网络出版物等各种共享信息的传递与利用等等。[4]
2、组织管理的网络化
随着网络化实践的展开,各类工作组织的内部管理也出现了网络化的趋势。[5] 这是因为,基于电脑网络架构,组织管理者可以通过各种信息系统实现跨地域的同步信息交换,在获取、传递、利用信息资源方面,变得更加灵活、快捷、广域和开放。这就拓展了管理者的思维空间,提高了管理者的信息处理能力,显著地改善了管理质量。
我们调研时期(2003年),永泰纸业办公室已配备了6台电脑,OA办公系统、EC以及 ERP的扩大和CIM的试运行都在进行当中。在人力资源及档案管理方面,办公室采用了专门的“人事、档案”管理系统,并将其纳入局域网,可以及时查询各种人事档案信息。同时,企业还将组织中有关会议的通告、企业的通知、公告、科技信息等放在局域网上,以便企业职工随时了解。从企业日常运行来看,组织控制与业务管理的网络化使信息反馈的周期缩短,其相对透明化的特征又减少了暗箱操作的机会,以往手工时代的结果控制、事后控制也转变为过程控制和现场控制。
3、工作方式的网络化
对企业组织而言,工作方式的网络化主要表现为生产运行与决策过程的网络化,利用网络技术及其资源可以最大限度地减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性,增强企业决策的科学性。[6] 在我们调研期间,永泰纸业在采购、生产、销售等环节的运行过程中都开始运用电脑网络。在采购环节,工作人员经常通过互联网查询相关的专业网站和相关报价,从中找出最理想的原材料供应商,以便降低生产成本。在生产环节,永泰纸业的生产线是从国外引进的大型设备,一些零部件出现各种磨损和故障,往往需要向国外的生产厂家寻求帮助。遇到这类情况,双方技术人员就可以通过网络进行联系,及时进行信息沟通,保证整个生产的顺利进行。而在销售过程中,该企业在江苏、广东、湖南、河南、四川、新疆、天津、上海等省市都建立了销售网点,其销售情况大多通过网络向总部进行汇报,上层管理者可以依据网络传回来的资料及时调整销售策略,并指导各销售部门更好实现下一阶段的销售目标。
电脑网络对其它行业组织的工作方式同样产生了重要的影响,例如,在天津电视台,宽带技术的应用改变了电视采编的传统理念,一台数字摄像机和一台预装了编辑软件的笔记本电脑就能构成一个移动的编辑工作室,可以实现异地无电视台支持的新闻图像处理。在大学科研组织中,科研人员可以通过网络随时进行通讯联系,通过多媒体电视会议把分布于各地区的人员聚集到一起开会,频繁地交流学术信息,更方便地进行较大范围的合作,共同承担某些课题的研究等。
二、工作组织网络化实践的差异
1、不同组织的网络化水平有所不同
在各种社会组织中,最早开始使用电脑网络的应当是科学工作者。在Internet未充分商业化的90年代之前,电子网络的使用基本上仅限于学术和研究领域,科研人员一直是使用网络最频繁的群体。只是在网络不断地商业化和社会化之后,这个比例才相对有所下降。即便如此,到1996年,在美国Intenet的两千万名用户中,人数最多的仍然是科研人员。[4]
大众媒介组织受到网络技术的影响也是比较早的。网络技术作为一种信息交流技术,它本身与电视、广播、报纸等大众媒介技术就具有同质性,因而很容易产生直接的影响。在此过程中,信息传播的时效性构成了网络媒体对传统媒体的最大冲击。因为报刊出版的周期是以天或周或月计算,电视广播的周期以天或小时计算,而网络传播的周期则是用分或秒来计算。网络技术使得社会受众在任何时间、任何地点都能自由地获取各种信息,这是以往任何信息传递技术所不能比拟的。目前,世界各地媒体组织网络化的趋势日渐明显,其变迁方式有些是通过主流传统媒体与网络对接来实现,如人民网、新华网、中青在线等,有些则是通过建立独立的商业网站来实现。
企业组织也不同程度地出现网络化的发展趋势。以造纸企业为例,全国6000多个从事造纸业的企业中,大多数企业都引进了网络技术设备和软件,建立了自己的网站,宁夏、广西等还以省份为单位成立了自己的纸业网站。从全国来看,在政府的资助和中国纸业协会的帮助下,成立了纸业在线(http://www.paperandpulp.com),通过互联网发布和查询纸张、纸浆、废纸、纸制品、造纸机械、造纸化学品等纸业相关产品的供求信息。不过,企业网络化的总体发展水平还比较低,人们广泛关注的电子商务至今仍没有很好地展开。浙江省的造纸行业中,2001年利润在100万元以上的15家企业均开始运用网络技术,但他们的电子商务大多数都没有真正开展起来,一些企业虽然建立了局域网和互联网,但相当一部分企业网站和网上的展销会所提供的服务主要还是集中在企业介绍与产品、服务的介绍上,以此作为企业推销自己的一个窗口,而不是全面开展商务运作。
2、同一组织内网络应用的范围存在差别
在同一类型组织内,各个具体单位和部门之间网络应用的状况也存在差别。在永泰纸业内部,销售科对网络应用相对较多,其主要任务是通过互联网查找相关的专业网站和报价等信息,并且通过网络进行售前咨询和服务,各地分公司的销售情况也通过网络向总部进行汇报。相对销售科而言,其他部门对网络的应用就少一些。比如在组织管理方面,尽管已经开始运用网络进行一般的档案、文件管理,但实质性的企业管理主要还是以直接打电话和面对面开会的形式为主,通过网络进行全面的组织控制与组织管理在目前似乎还无法实现。
3、对网络技术具体功能的选择差异较大
按照网络的联结范围和距离的不同,目前的电脑网络可以分为局域网、广域网和互联网。在实际的应用过程中,这三个层次网络在不同工作组织内被接受的情况和发展水平各不相同。有的组织侧重局域网的建设,有的却侧重广域网和互联网的应用。例如,大多数企业只愿积极投资于内部的局域网的建设,同时考虑安全和商业利益,局域网与外部网络往往会做物理性的隔断。
在发展网络化的过程中,天津电视台局域网和外联网(天视网)的不同“命运”也说明了类似的问题。电视台内部的局域网建成于2000年2月,其功能主要包括磁带库管理系统、与广域网互联、办公自动化、财务网(独立网络)、广告部网络(独立网络)等。局域网络的使用为提高办事的效率和实现组织目标提供了强有力的保障,所以很快成为组织发展的重点;而天视网自2002年成立后长期处于低迷状态,其原因之一就在于当时它不能为电视台带来明显的效益,而且在栏目内容上也容易发生冲突。2002年12月,天视网与北方网合并,最终脱离了原先的组织(电视台),走上了独立发展的轨道。
在具体的网络应用中,人们对信息沟通与信息获得等各项功能的选择也不相同。科学工作组织内,不同学科科研人员在网络具体功能的选择上就存在区别。调查表明,对于在网络上检索文献和查阅数据这一项功能,化学领域研究者使用的最多(有37.2%的人员经常使用),而数学领域研究者使用的最少(只有6.7%的人较多地使用)。另外,尽管电子邮件在大多数学科中都是使用最频繁的项目,但工程技术科研人员与其它学科相比却很少使用(只有18.5%),远低于数学(53.3%)。
4、网络应用中面临的主要问题不同
网络技术的应用也面临各种问题,如网络病毒、网络犯罪、信息污染和信息安全等。在实现网络化的过程中,不同组织所面临的主要问题也各不相同。对企业而言,网络安全和诚信商务问题尤为重要;对于电视媒体,信息泛滥和媒体整合问题比较棘手;而对于科研机构来说,学术资源的可得性与保护知识产权之间的矛盾则十分突出。
三、不同工作组织网络化特征的原因分析
1、组织目标的差异
不同工作组织的目标差异往往会导致网络技术应用的差别。企业的核心目标是市场竞争力,因此其网络化实践一直贯穿着决策者对经济利益的权衡。在实际操作中,最核心的商业机密仍然以书面形式保存,甚至只放在领导者的脑子里,一般的资料如财务状况、核心技术、客户资料等也只会放在局域网上。因为互联网的安全问题始终是一个重大的隐患,任何一个环节出现问题都有可能给企业经济利益造成巨大损失。永泰纸业在废纸处理工程中,根据项目需要,分别作了原材料、动力、燃料成本估算表、总成本费用估算表和单位产品生产成本估算表,但是他们并未把真实的价格放到网络上,网上的报价只能作为参考,通过电话和面谈才能形成最终交易。尽管永泰纸业在2000年就建立了自己企业的网站http://www.zjytpaper.com,但长期以来只是将其作为一个对外联系、宣传自己的窗口,定期在上面发布一些常规信息罢了。
在科学组织中,科研成果商品化和市场化程度较高的学科一般也会比较谨慎地选择电脑网络所提供的各项服务功能。由于目前对网上发布的科研成果的认可及相应的知识产权保护等问题还没有很有效而又合理的解决办法,所以像化学、生物学以及医学和工程科学领域中的研究人员很少通过电子网络发布自己科研成果的实质性内容,而仍然依赖于纸质期刊、著作出版等正式交流手段。研究人员对E-mail的使用也只限于一般的工作联系,如邀请函、会议通知之类,有实质性内容的磋商仍使用传统通信方式,既可以保密又可作为有法律效力的证据存档。
媒体组织则与此不同。它的最终目的就是及时传递各种信息,满足社会群体多方面的资讯需求。在数字化的今天,网络的出现为媒体组织目标的实现提供了前所未有的技术便利。报纸、电视等传统媒体纷纷上网,那些新兴的网络媒体则在与传统媒体的竞争与合作中开辟了自己的生存空间。
2、组织成员观念意识与网络技能水平的影响
在网络化进程中,组织成员对电脑网络的认识程度以及实际操作水平也是一个重要的影响因素。例如,在科学工作组织中,不同学科研究人员对通过网络进行交流的必要性就有不同的认识。一方面,有相当多的被调查者认为,通过网络了解本专业科研信息,与同行(特别是国外同行)进行交流具有方便、及时、快速、廉价等种种优点,所以今后将会不断地推广和普及。但是另一方面,也有一些被访者觉得自己所进行的研究工作没有多大的必要使用电脑网络,因此即使排除“有价值的信息较少”等原因,他们表示自己也不会上网。
天津电视台的不同栏目对网络的接纳和运用情况也说明了这个问题。“米盖尔斗牛之夜”栏目从创办之初就利用网站来了解受众要求,扩大节目的影响。这主要是由于该节目的体育评论员较早地熟悉并看到了网络的潜在功能,有意识地使用网络技术改变电视媒体不能直接与受众互动的技术局限,效果确实不错。同样是天津电视台,网络作为办公技术的功能却始终未能得到充分的开发和使用。在局域网的最初设计中,办公使用是其中的一个主要功能。但在实际工作中,网络办公的功能始终未能得到充分的开发和使用,原因很大程度上源于领导层对网络技术的生疏状况。当领导者不熟悉或不习惯使用网络来交流信息的时候,网络作为组织沟通的渠道就必然会存在障碍。
3、传统组织行动方式的影响
任何一种新技术向组织的渗透,都无法摆脱既有组织模式的影响与制约。以科学交流系统为例。在电脑网络出现以前,现代科学已拥有包括正式的和非正式的各种交流手段在内的科学交流体系,并且由于每个学科的独特性,不同学科的交流体系也有一定的区别。经验研究表明:当传统的交流模式受到互联网冲击时,那些既有交流方式比较有效、研究人员通过它可以较满意地实现自己交流目的的学科,采纳电子网络的速度和规模相对而言比较缓慢、狭窄;而那些既有交流方式存在诸多问题、已难以满足研究者信息交流需要的学科,则倾向于快速和全面地开发和应用电子网络技术。
例如植物生态学、昆虫学、动物学之类的研究人员往往强调传统的观察、描述等研究方法的重要性,他们在与同行的交流中,开座谈会,相互访问等方式是十分必要的。所以,许多受访者认为,即使将来电脑网络进一步普及,传统的交流手段仍不会被完全替代。而医学领域的情形就大不相同了。医学科研人员在研究某项课题时,首先要大量地查阅相关科技文献。由于现代医学文献数量庞大、类型复杂、语言文种繁多、出版重复、代谢频繁,研究者利用既有的信息手段已难以满足研究需要。因而,网络技术一经产生便迅速渗透到医学各个领域,各种医学情报检索系统的建立和电子网络交流手段的应用,使相关信息可以更加及时、有效地获取、贮存、传输、处理和利用。
4、整体信息环境的影响和制约
经过及时的开发和推广,我国的信息化建设目前已取得突飞猛进的发展。金融、财税、海关、外贸等部门利用公用网组建了全国性的计算机信息系统,电子商务、远程教育、远程医疗、电子娱乐及电子政务等新的应用已开始起步。这种整体信息环境的变化构成了工作组织网络化的重要前提。天视网自2000年建立直到2002年的两年时间内,始终徘徊在初级阶段,主要原因就在于国内当时正在经历网络泡沫所带来的困扰,网络媒体未来走势如何还很难预料。在这种情况下,发展网络媒体带有一定的风险。2002年底,随着国内信息环境的改善,网络媒体逐渐走出低谷,天视网才与北方网合并,进入了全新的发展阶段。
调查显示,整体信息化建设中存在的问题是工作组织网络化实践的重要制约因素。以企业电子商务发展为例:各大商业银行之间业务没有接口,企业之间资金划拨缺乏合适的网络手段;国内缺少中间市场软件产品,许多企业不得不在价格昂贵的高端国外产品和国内的低端软件产品中做出选择;高频宽所需资金庞大,服务收费过高;网络的法制环境尚未成熟,有关电子合同、电子交易的法律法规仍不健全,难以保证网上交易的安全等等。此外,一些基础性的技术支撑,如标准化问题,也成为制约电子商务发展的瓶颈。在没有统一标准的情况下,各企业自行建立产品和物流代码,很难为行业内其他企业所采纳,既浪费了资源,又容易阻碍企业之间信息流和物流之间的畅通。在信息系统从局域网向互联网升级的过程中,这个问题表现得尤为突出。永泰纸业在产品编码中没有采用国际同行业的标准,而是采用本行业的内部标准。虽然在本行业内的物流不会出现太大的问题,但涉及到其他行业时,就很容易造成麻烦。该企业的管理科目也没有实现编码化,从生产到运输,从存储到销售,这一系列过程中涉及到的生产码、物流码和销售码均不一致。于是就出现了这样的情况:在应用网络技术以后,反而更需要各部门及代理商通过电话和面谈进行核实与沟通,许多情况下都需要进行书面注明与多次确认。
四、总结与讨论
在对网络技术的社会研究中,学者们大多不赞成极端的技术决定论和极端的社会决定论的观点,而是采取一种互动论立场,把信息技术的发展、应用更多地看作是一种与社会结构相互作用、相互建构的过程。[7] 按照这样的立场,要理解电脑网络技术这种可塑性极强的现代信息技术,就必须把它放到社会关系的实际情境中进行考察。我们的研究正是一次这样的尝试。
人们一度认为,网络技术的发展将给原有的社会结构和工作方式带来不可逆转的重大影响,传统的组织模式将被彻底替代。但我们的经验研究表明,这种假设是片面的,它低估了传统社会结构对新技术的吸纳、重组和创新能力。以我们调查的传统制造型企业——造纸企业为例,组织对网络技术所带来的变化并没有显得无所适从,相反,网络技术不仅得到积极采纳,而且已经与企业的常规运营和创新行动结合在一起。在网络化的过程中,企业减少了生产过程的消耗,提高了劳动者的信息意识和信息活动能力,企业内部和企业之间的合作出现了新的型式,企业的生产、销售和管理过程都得到了一定的改善。尽管网络化实践也给企业运营带来了新风险,特别是在标准化、网络安全及电子商务方面还存在各种问题,但企业并没有因此而降低对基于网络的创新模式的兴趣。网络技术的可塑性正在与企业组织的创新取向形成彼此加强的互动关系,并在促进产业改造和企业发展方面取得了初步的成就。
总体来看,技术在工作组织中的应用已经导致组织沟通、管理、工作和运行方式的变迁,组织结构出现了不同程度的“扁平化”发展趋势,日益兴起的网络群体进一步改变了工作组织的宏观社会结构。与此同时,网络技术在不同工作组织中的发展程度、应用范围、生存特性和面临的主要问题都存在差异。这种状况既与网络本身的技术特性有关,同时也源于不同组织的目标设置、成员的网络意识以及组织既有行动方式和整体信息环境的制约。尽管由于个案调查本身的局限,本次研究的结果并不足以使我们对网络技术在工作组织中应用的总体情况进行概推,但结合背景资料,通过个案之间的比较,我们仍可以看到新信息技术与工作组织互动的基本模式。

【参考文献】
[1] 陈立辉. 互联网与社会组织模式重塑: 一场正在进行的深刻社会变迁[J]. 社会学研究, 1998.6.11.
[2] 翟丽宏. 电脑技术对科学工作的影响[D].南开大学硕士论文.1999; 朱静. 企业组织中的网络技术应用: 对浙江永泰纸业的个案研究[D]. 南开大学硕士论文. 2003; 李青. 网络技术的社会建构:天津电视台网络化实践的社会学研究[D]. 南开大学硕士论文. 2004.
[3] Janet Fulk and G. De Samctis. Electronic Communication and Changing Organizational Forms[J]. Organization Science. 6(1995), 337-349.
[4] 赵万里, 翟丽宏. 电子网络与科学工作的社会结构[J]. 自然辩证法研究, 1998.7. 43-46.
[5] K. H. Roberts and M. R. Grabowski. Organizations, Technology, and Structuring[A]. In S. R. Clegg, C. Hardy & W. R. Nord (eds). Handbook of Organization Studies[C]. London: Sage, 1996: 409-423.
[6] Neil Foster Kane. Introducing corporate intranets: A descriptive study of business process and organizational response[D]. Ph.D. dissertation, Stanford University, 1999.
[7] H. C. Lucas, Jr. and J. Baroudi. The Role of Information Technology in Organization Design[J]. Journal of Management Information Systems, 10(4),1994, 9-23.

(原载《自然辩证法研究》2006年第5期。)

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